Mise en page du blog
Assistant(e)s : les cinq grandes aptitudes de la fonction
Anne Vanzetto • 16 janvier 2020
En raison de son rôle de relai dans l’organisation, un(e) assistant(e) doit adopter une attitude professionnelle adaptée à ses interlocuteurs et aux situations de travail qu’(il) elle rencontre.
1/ Disponibilité. Un(e) assistant(e) doit montrer une disponibilité certaine dans les échanges avec ses collaborateurs, être à l’écoute afin d’interpréter le plus justement possible le message et ainsi pouvoir répondre aux attentes de son interlocuteur.
2/ Assertivité. Il s’agit ici de faire preuve d’affirmation de soi tout en respectant son interlocuteur. En apprenant à dire « non », fermement mais de façon respectueuse, l’assistant(e) pourra alors développer des relations harmonieuses, loin des conflits et en ménageant toutes les susceptibilités. Mais attention à placer le curseur de l’assertivité au bon endroit. Ni trop de « oui », ni trop de « non » !
3/ Flexibilité et adaptabilité. Un(e) assistant(e) doit faire preuve d’ouverture d’esprit et de souplesse relationnelle. En effet, il est primordial d’éviter tout préjugé ou opinion personnelle dans l’acquisition du message. L’objectivité doit être au cœur de la relation professionnelle.
4/ Empathie. Se mettre à la place de son interlocuteur permet à l’assistant(e) d’être à l’écoute de ce qu’il dit, en mettant de côté les compassions ou autres jugements de valeur. Être à l’écoute du message et non pas de ses ressentis personnels.
5/ Écoute active. Last but not least, l’écoute active permet à l’assistant(e) d’être plus réceptive au message et à en comprendre la finalité. Quoi de plus frustrant que d’avoir entendu des consignes, sans les avoir comprises ?
Questionner : demander des précisions, des clarifications.
Reformuler : éliminer les incertitudes en répétant, dans d’autres termes, le message de son interlocuteur.
Synthétiser : résumer ce qui a été dit, les actions à mener, les décisions prises, les délais…
Mais ceci est valable pour chacun d’entre nous, dans la vie professionnelle, comme dans la vie privée !
Pour toute entreprise, une embauche représente un véritable enjeu majeur de sa stratégie, notamment lorsqu'il s'agit d'un recrutement dans une fonction clé de l'entreprise telle que la production ou le service commercial, par exemple. Mais recruter un collaborateur administratif représente également une importante valeur ajoutée pour une entreprise. En effet, les emplois administratifs regroupent de nombreux postes, avec de multiples missions et sont, la plupart du temps, la vitrine de l'entreprise, le premier contact des clients et fournisseurs. Le personnel administratif assure le bon fonctionnement de l'entreprise, en appui aux services ou directement auprès des différents contacts internes et externes. Il est donc primordial de trouver LA personne qui possède le savoir-faire et le savoir-être en accord avec les besoins d'une entreprise. Externaliser vos recrutements administratifs vous permettra de trouver efficacement et rapidement vos futurs collaborateurs.
Si aujourd'hui vous ne voyez pas d'intérêt à externaliser vos tâches administratives, cet article vous fera changer d'avis. A lire : https://www.gerersaboite.com/externaliser-taches-administratives/
Je vous souhaite une très belle année 2020, remplie de beaux projets professionnels et personnels !